システム導入をきっかけにルールを整備。
グローバルソリューションサービス株式会社 様
導入前の課題
- 通勤費管理業務のルールや人的リソースが整備されていなかった
導入を決めた理由
- シンプルさと使いやすさ
- 試しに導入しやすい金額感
導入後の効果
- 通勤費管理について正しくルール化できた
- 全社員の業務効率化ができた
通勤費のルールが機能しておらず、自社で最適な経路を判断できなかった
当社は、通勤費関連の業務を他社に委託していました。
委託内容は申請内容と社内規定の照らし合わせや経路の妥当性チェック、金額の計算など多岐に渡ります。
委託を取りやめ、社内リソースで通勤費管理を行うことになりましたが、当社では、申請・承認などについて現場レベルのルールがきちんと運用されていませんでした。
つまり、社内の誰もが何が正解で何が間違っているのかわからず、最適な経路でなくても承認したり、部署や人によって判断が異なるなど、問題が多発していました。
この問題は、普段別の業務も並行して行なっている人事部の少ないリソースでは、フォローし切れるものではありませんでした。
そこで、人事部が手間をかけずに通勤費関連の対応ができ、さらには社員の誰もが正しく申請・承認できるよう、システムの導入を検討し始めました。
委託内容は申請内容と社内規定の照らし合わせや経路の妥当性チェック、金額の計算など多岐に渡ります。
委託を取りやめ、社内リソースで通勤費管理を行うことになりましたが、当社では、申請・承認などについて現場レベルのルールがきちんと運用されていませんでした。
つまり、社内の誰もが何が正解で何が間違っているのかわからず、最適な経路でなくても承認したり、部署や人によって判断が異なるなど、問題が多発していました。
この問題は、普段別の業務も並行して行なっている人事部の少ないリソースでは、フォローし切れるものではありませんでした。
そこで、人事部が手間をかけずに通勤費関連の対応ができ、さらには社員の誰もが正しく申請・承認できるよう、システムの導入を検討し始めました。
何より使いやすい。価格も手頃で試すのにちょうど良かった
システム化の検討で上がっていた要望としては、「社内規定を設定した上で、社員宅の住所や勤務先を入れるだけで、規則に合致した最適解が出てくるような、わかりやすいもの」というものでした。
そして、この条件にマッチしたのが「通勤費Web」でした。
そもそも当社はシステム導入自体が初めての試みであったのもあり、高コストで複雑に色々なことができすぎてしまうようなシステムは、使いこなせる自信がありませんでした。
数社比較検討した中で、「通勤費Web」が一番視覚的にシンプルでわかりやすく、使い勝手も良さそうで、当社の条件を十分に満たしていました。
さらに、価格もお手頃で、システム化という試みを試すのにもちょうど良いと感じました。
そして、この条件にマッチしたのが「通勤費Web」でした。
そもそも当社はシステム導入自体が初めての試みであったのもあり、高コストで複雑に色々なことができすぎてしまうようなシステムは、使いこなせる自信がありませんでした。
数社比較検討した中で、「通勤費Web」が一番視覚的にシンプルでわかりやすく、使い勝手も良さそうで、当社の条件を十分に満たしていました。
さらに、価格もお手頃で、システム化という試みを試すのにもちょうど良いと感じました。
全社員に正しいルールを周知できた上に、会社全体の業務効率化にもつながった
システムを導入したことで、煩雑な通勤費関連の業務が一新され、通勤費管理業務メンバーの残業時間は大幅に減らすことができました。
また、入社前後の説明・申請指示を行う採用担当もシステムを活用してスムーズに業務が遂行できているようです。
さらには、社員それぞれが通勤費Webを使って自分で通勤費に関する疑問や確認事項を解決していて、全社員の業務効率化につながっていると思います。
最近では、引越し前の通勤シミュレーションを行うのに「通勤費Web」を活用した社員もいました。心配の一つであった「システムを使いこなせるか」の部分もクリアできていると感じます。
今回、全社員に通勤費管理における正しいルールを周知でき、最初に問題視していた「最適な経路でなくても承認したり、部署や人によって判断が異なる」という点が解消されました。
自動車通勤の社員への定期代支給ルールなども一気に見直しをしたため、混沌としていた当社の通勤関連の規則が正しく整備できました。
『全社員平等に』というのが当社代表の思いでもあったため、それが実現できて非常に良かったと感じています。
また、入社前後の説明・申請指示を行う採用担当もシステムを活用してスムーズに業務が遂行できているようです。
さらには、社員それぞれが通勤費Webを使って自分で通勤費に関する疑問や確認事項を解決していて、全社員の業務効率化につながっていると思います。
最近では、引越し前の通勤シミュレーションを行うのに「通勤費Web」を活用した社員もいました。心配の一つであった「システムを使いこなせるか」の部分もクリアできていると感じます。
今回、全社員に通勤費管理における正しいルールを周知でき、最初に問題視していた「最適な経路でなくても承認したり、部署や人によって判断が異なる」という点が解消されました。
自動車通勤の社員への定期代支給ルールなども一気に見直しをしたため、混沌としていた当社の通勤関連の規則が正しく整備できました。
『全社員平等に』というのが当社代表の思いでもあったため、それが実現できて非常に良かったと感じています。
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