社員2,000名を対象にしたシステム導入で
株式会社ABC Cooking Studio 様
導入前の課題
- 部署内で経費削減のミッション
導入を決めた理由
- 求める機能を満たしていたこと
- 質問をした時のレスポンスの早さ
導入後の効果
- システム導入後、約2割の通勤費削減を実現
部署内のミッションとして経費削減の話が持ち上がり、通勤費に目を向けた
部署内のミッションとして経費削減の話が持ち上がった際、経費の中でも通勤費に目を向けました。
なぜなら、当社にとって最も大きな経費削減効果が現れると考えたからです。
以前から通勤費精算業務に関しては、業務上の無駄を何とかしたいと思っていました。
当社の従業員数は2,000名を超えており、その全従業員が年4回、全国に135あるスタジオ間での異動を行っています。
加えて、通勤費の支給は給与とあわせて1ヶ月ごと。
従業員からの申請内容を細部まで確認することは難しく、中には適正ではないものに対しても承認していることがありました。
主担当として経費削減の施策を検討したとき、いくら手作業部分を効率化したとしても限界があると思い、システム導入以外の選択肢は無いという考えに至りました。
そこで、通勤費精算システムを取り扱っている企業をWebで検索して、数社に問い合わせを行いました。
なぜなら、当社にとって最も大きな経費削減効果が現れると考えたからです。
以前から通勤費精算業務に関しては、業務上の無駄を何とかしたいと思っていました。
当社の従業員数は2,000名を超えており、その全従業員が年4回、全国に135あるスタジオ間での異動を行っています。
加えて、通勤費の支給は給与とあわせて1ヶ月ごと。
従業員からの申請内容を細部まで確認することは難しく、中には適正ではないものに対しても承認していることがありました。
主担当として経費削減の施策を検討したとき、いくら手作業部分を効率化したとしても限界があると思い、システム導入以外の選択肢は無いという考えに至りました。
そこで、通勤費精算システムを取り扱っている企業をWebで検索して、数社に問い合わせを行いました。
求める機能を満たしていて、レスポンスが早い。
目標に向かって一緒に進めると確信した
4社に問い合わせた末、最終的にはヴァル研究所と一緒に施策を進めていくことに決めました。
まず決め手となったのは「求める機能を満たしていたこと」です。
「通勤費精算システムを取り扱っている企業」のうち、当社が求めていた「経路検索機能」が備わっている企業は2社しかありませんでした。
"通勤費の妥当性をわざわざWeb等で調べ、金額を手入力する"という余計な工数は、本来の目的である経費削減とはかけ離れた施策になるため、「経路検索機能」は必須条件でした。
さらに驚いたのは、「質問をした時のレスポンスの早さ」です。
まず出来ることは「出来ます」と即答。出来るかどうかわからない時にも「現時点で出来るかどうかはわからないが、検討していつまでに回答します」と、とても素早くレスポンスを返してくれました。
このようなやり取りが続くことで、システム導入前であるにも関わらず自然とヴァル研究所に対する信頼感が増し、ひいてはシステム導入後の成功への確信に変わっていきました。
ヴァル研究所と一緒なら、共に目指すべき目標に向かって進むことができる、そうはっきり思えたのです。
ヴァル研究所は当社のことを十分に理解し、当時未搭載だった機能もニーズが高いとわかると開発・リリースに尽力してくれました。
さらに、「これから新たに開発もできるし、挑戦もできます。是非、一緒にやっていきましょう！」と力強いメッセージをくれました。
本当に嬉しかったですし、頼もしく感じました。おかげさまで、ヴァル研究所を選定しない理由は完全になくなり、気持ち良く導入に踏み切ることができました。
まず決め手となったのは「求める機能を満たしていたこと」です。
「通勤費精算システムを取り扱っている企業」のうち、当社が求めていた「経路検索機能」が備わっている企業は2社しかありませんでした。
"通勤費の妥当性をわざわざWeb等で調べ、金額を手入力する"という余計な工数は、本来の目的である経費削減とはかけ離れた施策になるため、「経路検索機能」は必須条件でした。
さらに驚いたのは、「質問をした時のレスポンスの早さ」です。
まず出来ることは「出来ます」と即答。出来るかどうかわからない時にも「現時点で出来るかどうかはわからないが、検討していつまでに回答します」と、とても素早くレスポンスを返してくれました。
このようなやり取りが続くことで、システム導入前であるにも関わらず自然とヴァル研究所に対する信頼感が増し、ひいてはシステム導入後の成功への確信に変わっていきました。
ヴァル研究所と一緒なら、共に目指すべき目標に向かって進むことができる、そうはっきり思えたのです。
ヴァル研究所は当社のことを十分に理解し、当時未搭載だった機能もニーズが高いとわかると開発・リリースに尽力してくれました。
さらに、「これから新たに開発もできるし、挑戦もできます。是非、一緒にやっていきましょう！」と力強いメッセージをくれました。
本当に嬉しかったですし、頼もしく感じました。おかげさまで、ヴァル研究所を選定しない理由は完全になくなり、気持ち良く導入に踏み切ることができました。
システム導入後、約2割の通勤費削減を実現
社内運用開始のタイミングは、大きく2段階で設定しました。
まず初めは約400名を対象に、その3ヶ月後に残りの約1,500名を対象に運用を開始する想定でした。
これだけ多くの人数を対象としたシステム化の一斉実施は、当然社内の混乱も予測できました。
経理担当である我々も社員からの質問対応に多くの時間を割くことになるだろうと考えていました。
しかし、結果として最低限の業務負荷に抑えることができました。
それは、あらかじめトライアル期間を設けて出てきた課題や懸念点を、本番運用前にヴァル研究所の支援を得ながら全て排除することができていたからです。
もちろん、運用開始当初は操作に慣れるための時間は必要でしたが、これからさらに業務効率化が実現できると考えています。
また、経費削減効果においては、導入してまだ数ヶ月であるにも関わらず、システム導入前に比べて既に通勤費を約2割削減することができています。
この削減効果は一時的なものでは無く、システムを導入している限り続いていくものですので、今では本当にこのシステムをヴァル研究所と一緒に導入することができて良かったと、安堵の気持ちと今後への期待感を強く持っています。
まず初めは約400名を対象に、その3ヶ月後に残りの約1,500名を対象に運用を開始する想定でした。
これだけ多くの人数を対象としたシステム化の一斉実施は、当然社内の混乱も予測できました。
経理担当である我々も社員からの質問対応に多くの時間を割くことになるだろうと考えていました。
しかし、結果として最低限の業務負荷に抑えることができました。
それは、あらかじめトライアル期間を設けて出てきた課題や懸念点を、本番運用前にヴァル研究所の支援を得ながら全て排除することができていたからです。
もちろん、運用開始当初は操作に慣れるための時間は必要でしたが、これからさらに業務効率化が実現できると考えています。
また、経費削減効果においては、導入してまだ数ヶ月であるにも関わらず、システム導入前に比べて既に通勤費を約2割削減することができています。
この削減効果は一時的なものでは無く、システムを導入している限り続いていくものですので、今では本当にこのシステムをヴァル研究所と一緒に導入することができて良かったと、安堵の気持ちと今後への期待感を強く持っています。
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