妥当性・支給内容チェックは手作業。通勤費支給時期は休日出勤だった
元々、当所の通勤費は紙ベースで申請し、管理担当者が「駅すぱあと」(パッケージ製品)を使って、手作業で申請内容の妥当性をチェックしていました。
通勤費の管理体制は、各事業所側で申請内容の一次承認を行い、その後本部で最終承認するというフローです。しかし、全ての申請内容の妥当性を完璧に確認することは難しく、基本は申請されたものがよっぽど不自然な経路でなければ承認してしまっていました。
また、通勤費の支給タイミングは半年に一度と、それほど頻繁ではありませんでしたが、その度に紙で提出された申請書を担当者複数人が残業・休日出勤をして対応する必要がありました。手計算が多く、金額が合っているかどうかのダブルチェックに多くの時間を費やすような状態でした。
さらに運賃改定のタイミングでは、どの職員が改定されるデータの対象者であるかがわからないため、全職員分の運賃を一つ一つ「駅すぱあと」で探索をしてチェックしていました。
2019年の消費税改定の際は、全ての運賃が改定の対象となるため、全職員から再度経路の申請を提出させる事態になりました。
当所では通勤費の支給データを給与計算システムに登録する際、毎回フォーマットを加工する必要がありました。社会保険料や雇用保険料の算定に使用する通勤費の月割額も全て手計算の上でデータを作成していました。