手作業からの解放！
一般財団法人 電気安全環境研究所 様
導入前の課題
- 妥当性・支給内容のチェックが煩雑
- 通勤費支給対応で残業・休日出勤
導入を決めた理由
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利用中のシステムと連携が可能
-
使い慣れた「駅すぱあと」
導入後の効果
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導入自体がスムーズ
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手作業が一掃され残業・休日出勤も無くなった
妥当性・支給内容チェックは手作業。通勤費支給時期は休日出勤だった
元々、当所の通勤費は紙ベースで申請し、管理担当者が「駅すぱあと」（パッケージ製品）を使って、手作業で申請内容の妥当性をチェックしていました。
通勤費の管理体制は、各事業所側で申請内容の一次承認を行い、その後本部で最終承認するというフローです。しかし、全ての申請内容の妥当性を完璧に確認することは難しく、基本は申請されたものがよっぽど不自然な経路でなければ承認してしまっていました。
また、通勤費の支給タイミングは半年に一度と、それほど頻繁ではありませんでしたが、その度に紙で提出された申請書を担当者複数人が残業・休日出勤をして対応する必要がありました。手計算が多く、金額が合っているかどうかのダブルチェックに多くの時間を費やすような状態でした。
さらに運賃改定のタイミングでは、どの職員が改定されるデータの対象者であるかがわからないため、全職員分の運賃を一つ一つ「駅すぱあと」で探索をしてチェックしていました。
2019年の消費税改定の際は、全ての運賃が改定の対象となるため、全職員から再度経路の申請を提出させる事態になりました。
当所では通勤費の支給データを給与計算システムに登録する際、毎回フォーマットを加工する必要がありました。社会保険料や雇用保険料の算定に使用する通勤費の月割額も全て手計算の上でデータを作成していました。
通勤費の管理体制は、各事業所側で申請内容の一次承認を行い、その後本部で最終承認するというフローです。しかし、全ての申請内容の妥当性を完璧に確認することは難しく、基本は申請されたものがよっぽど不自然な経路でなければ承認してしまっていました。
また、通勤費の支給タイミングは半年に一度と、それほど頻繁ではありませんでしたが、その度に紙で提出された申請書を担当者複数人が残業・休日出勤をして対応する必要がありました。手計算が多く、金額が合っているかどうかのダブルチェックに多くの時間を費やすような状態でした。
さらに運賃改定のタイミングでは、どの職員が改定されるデータの対象者であるかがわからないため、全職員分の運賃を一つ一つ「駅すぱあと」で探索をしてチェックしていました。
2019年の消費税改定の際は、全ての運賃が改定の対象となるため、全職員から再度経路の申請を提出させる事態になりました。
当所では通勤費の支給データを給与計算システムに登録する際、毎回フォーマットを加工する必要がありました。社会保険料や雇用保険料の算定に使用する通勤費の月割額も全て手計算の上でデータを作成していました。
「駅すぱあと」が現行のシステムと連携できる。迷う余地すらなかった
当所では既に給与計算システム自体は利用をしていたため、通勤費管理のためだけに基幹システムを総入れ替えするのはコストもリスクも大きく、選択肢に上がりませんでした。
しかし、煩雑で手間がかかりすぎている現在の業務は改善が急務でした。
そこで、利用していた給与計算システム側の担当者に相談したところ、「駅すぱあと 通勤費Web」が連携可能であると紹介いただきました。
これまでの手作業でも「駅すぱあと」を使っていて慣れていたため、迷うことなく「駅すぱあと 通勤費Web」の導入を決めました。
所内に向けたシステム導入説明でも、「駅すぱあと」のサービスであることや、現行の給与計算システムと連携できるということ、さらに連携自体は無償オプションであるため費用が抑えられるということが有利に働き、決裁が下りました。
しかし、煩雑で手間がかかりすぎている現在の業務は改善が急務でした。
そこで、利用していた給与計算システム側の担当者に相談したところ、「駅すぱあと 通勤費Web」が連携可能であると紹介いただきました。
これまでの手作業でも「駅すぱあと」を使っていて慣れていたため、迷うことなく「駅すぱあと 通勤費Web」の導入を決めました。
所内に向けたシステム導入説明でも、「駅すぱあと」のサービスであることや、現行の給与計算システムと連携できるということ、さらに連携自体は無償オプションであるため費用が抑えられるということが有利に働き、決裁が下りました。
スムーズに導入完了。作業時間や人的コストが大幅カット
システム導入となると、本来であれば、我々利用者と給与計算システム側、そして通勤費管理システム側の3社間で運用想定やシステム仕様などについて調整を重ね、場合によってはカスタマイズ開発も発生し得るものです。
しかし今回は、既存の連携オプションを活用することで、簡単な設定操作のみでスムーズに利用を開始することができました。
この設定操作についても、ヴァル研究所と現行システムのベンダーとで直接やり取りの上で決定してもらえたため、当所としては非常に楽でした。他社での連携実績もあるとのことで、安心してお任せできました。
今では、「駅すぱあと 通勤費Web」から出力した支給データをそのまま給与計算システムに取り込むことができています。手計算をしていた月割額についても、システム側で自動計算してくれます。
通勤費支給のタイミングで必ず行っていた全職員分の手作業での確認は、「駅すぱあと 通勤費Web」にあるチェック作業を効率化できる機能を活用することによって、残業や休日出勤をせずに完了させることができるようになりました。
また、これまで特に手間を要していた運賃改定の対応についても、システム導入時の2023年に複数の交通事業者での大型改定があったにも関わらず、特別な追加作業等なく通常運用の中で一括対応ができています。
手計算・手作業が一掃され、作業時間や人的コストの大幅カットが叶いました。
今後消費税増税や大型の運賃改定が発生しても、ミス無し漏れ無し残業無しで対応できることを期待しています。
しかし今回は、既存の連携オプションを活用することで、簡単な設定操作のみでスムーズに利用を開始することができました。
この設定操作についても、ヴァル研究所と現行システムのベンダーとで直接やり取りの上で決定してもらえたため、当所としては非常に楽でした。他社での連携実績もあるとのことで、安心してお任せできました。
今では、「駅すぱあと 通勤費Web」から出力した支給データをそのまま給与計算システムに取り込むことができています。手計算をしていた月割額についても、システム側で自動計算してくれます。
通勤費支給のタイミングで必ず行っていた全職員分の手作業での確認は、「駅すぱあと 通勤費Web」にあるチェック作業を効率化できる機能を活用することによって、残業や休日出勤をせずに完了させることができるようになりました。
また、これまで特に手間を要していた運賃改定の対応についても、システム導入時の2023年に複数の交通事業者での大型改定があったにも関わらず、特別な追加作業等なく通常運用の中で一括対応ができています。
手計算・手作業が一掃され、作業時間や人的コストの大幅カットが叶いました。
今後消費税増税や大型の運賃改定が発生しても、ミス無し漏れ無し残業無しで対応できることを期待しています。
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