紙からデジタルへ！
革新的な妥当性チェックで、作業時間を大幅に削減。

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導入事例
ウエルシア薬局株式会社様

ウエルシア薬局株式会社様

■ 業種

小売業

■ 従業員数

50,000人以上（2024年10月末時点）

■ 公式サイト

https://www.welcia-yakkyoku.co.jp/

導入前の課題

毎月1,000枚以上の紙での申請を手作業で処理
経路の妥当性確認における作業負荷

導入を決めた理由

経路の妥当性確認を、システム側が均一な基準で行ってくれる

導入後の効果

処理担当だけでなく申請者・承認者の作業工数やコミュニケーションコストが軽減

毎月1,000枚以上の紙から交通費・定期代を数名の担当者で手入力

当社は従業員5万名超からの申請処理があり、通勤費に限っても毎月1,000枚以上の紙が人事部に集まってきます。そこから交通費や通勤定期券代を手入力で給与データに起こしているため、作業が膨大になっていました。
また、毎月約600名ほどの社員入社や異動があり、数名の担当者に大きな負担がかかっている状態でした。
状況を打破すべく、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」の通勤経路検索を利用し申請部分の効率化を図りましたが、公共交通および車利用の経路の妥当性確認が課題として残っていました。

”経路の妥当性確認”が均一な基準で行える点が革新的だと思った

「SmartHR」の通勤経路検索を導入した時点で、紙の申請を廃止しペーパーレス化できたものの、社内支給規定の対象外となる内容も入力可能であったため、申請内容の妥当性のチェックについては、人事部が全て手作業で行う必要がありました。

SmartHR社に相談したところ、「駅すぱあと通勤費Web」を紹介いただきました。

「駅すぱあと通勤費Web」は、当社の細かい通勤費支給規定に合わせた設定ができる上に、経路の妥当性確認をシステム側が均一な基準で合理的に行ってくれる点が革新的だと思い、導入を決めました。

作業工数やコミュニケーションコストが軽減された

まず、属人化していた判断基準を均一化でき、チェックの漏れもなくなりました。
人が判断していた支給規定をシステムの設定に落とし込む部分は難しいと感じましたが、ヴァル研究所の営業担当者様がトライアル期間の段階から伴走で協力してくださったため、最終的に妥当なルールを設定することができました。

人事部では電話対応や印刷・送付などアナログな作業が軽減されました。
その結果、他の業務に時間を割けるようになりました。

それに伴い、各従業員や承認者からの問い合わせにも丁寧かつスムーズに対応できています。
そもそも「駅すぱあと通勤費Web」は操作がシンプルなため、使い方に関する質問はほぼありません。
支給内容などに関する質問は、システムが経路の妥当性を確認しているという根拠の元、従業員の理解を得ることができるようになりました。

今後の「駅すぱあと通勤費Web」のアップデートでは、更に当社の勤務形態にフィットしそうな機能がリリースされる予定があると伺っています。
今回の導入で当社の大きな問題は解決できましたが、詳細なブラッシュアップや、今後の運用の中で新たに見えてくる改善点への対応が進むことで、さらなる業務効率化が図れることを期待しております。

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