通勤費をエクセルで管理することはできる？ その方法と注意点を解説

従業員の通勤費の管理を、手計算で行っている企業さまもいるのではないでしょうか。ツールを使う方法もあるなかで、費用をかけずに管理にかかる工数を減らしたいのであれば、表計算ソフトであるMicrosoft Excel（以下、エクセル）を用いるのが有効な手です。

そこで本記事では、通勤費の管理にエクセルを検討されている企業さまへ、具体的な方法と、起こり得るリスクを解説します。

1.通勤費をエクセルで管理する方法

通勤費を管理するには、さまざまな方法がありますが、そのなかの一つがエクセルの活用です。エクセルは、日々の業務でも使用頻度の高いソフトですが、どのようにして、管理するのでしょうか。

ここでは、エクセルで通勤費を管理するときの、2種類の始め方を紹介します。

➀社内で一から作成する

エクセルを活用する際には、従業員が一から作成する方法がまず挙げられます。

通勤費の管理には、フォーマットとなるシートの作成が必要になるため、エクセルに長けている従業員が社内にいるのが望ましいです。フォーマットを一から作成する場合は、自由度が高く自社にとって使いやすいかたちにカスタマイズできるのが大きな利点です。

一方で、シートの作成に時間がかかる場合は、運用開始までにはかなりの時間を要します。仕様を間違えていると、正しく計算できずに通勤費の支給に過不足が生じるリスクもあります。

なるべく早く通勤費の管理スキームを整えたい場合には、おすすめできない方法です。

②テンプレートを活用する

エクセルを使って管理するとは言っても社内にエクセルの知見がある従業員がいないケースも考えられます。そのようなときにおすすめできる方法が、既存のテンプレートの活用です。

テンプレートには、管理に必要な項目や数式がすべて入力されています。そのため、社内で一から作成する方法よりも、短時間、かつ仕様のミスがない状態で使いはじめられます。

インターネット上には、無料のテンプレートが複数公開されているため、自社に合う仕様を選べるのもうれしいポイントです。既存のテンプレートを改良して、自社で使いやすいようにブラッシュアップすることも可能です。

2.通勤費をエクセルで管理する場合のリスク

通勤費をエクセルで管理することには、手計算よりも効率的で無料で始められるというメリットがある一方で、リスクがある点には注意しなければなりません。

以下で紹介する2つのリスクを押さえたうえで、エクセルの活用をご検討ください。

➀人為的ミスやトラブルが発生する

エクセルでの数値の管理は、自動で計算が行われるため手間が少ない一方で、データの入力時にミスが起こり得ます。エクセルを使い慣れていない、あるいは関数の知識がない従業員による人為的ミスが発生するかもしれません。

また、パソコンの不具合によって、ファイルそのものが破損する可能性も考えられます。定期的にバックアップをとっていなければ、通勤費の算出に時間がかかり、給与の遅配につながります。

エクセルを活用するメリットだけを考えるのではなく、これらのトラブルを未然に防ぐ取り組みも重要です。

②法改正に合わせたアップデートが必要になる

エクセルで通勤費を管理する場合には、無関係にも思える法改正にも気を配る必要があります。

法律が改正されたら、エクセル内の関数や数式を修正してください。法改正に気づかずにフォーマットがアップデートできていなければ、給与計算やコンプライアンスに問題が発生するリスクが高まります。

法改正に関わる情報を完璧に理解できる従業員がいない場合は、エクセルでの管理ではなく別の方法を探したほうがよいかもしれません。

3.通勤費を楽に管理するならツールの利用がおすすめ

手計算での通勤費の管理と比べると、エクセルを用いるほうが効率的です。そのうえで、さらに手間なく管理するならツールを使用するのが理想です。手計算やエクセルでは、結局人的リソースを割く必要があり、コア業務に集中できないという根本の問題までは解決しきれません。

ツールによって機能は異なるものの、通勤費管理システムを使えば、通勤費の経路確認から運賃改定の計算まで一元管理することができます。

まとめ

この記事では、通勤費をエクセルで管理する方法について以下を解説しました。

• 通勤費をエクセルで管理する方法
• 通勤費をエクセルで管理する場合のリスク
• 通勤費を楽に管理するならツールの利用がおすすめ

エクセルを用いて従業員の通勤費を管理する場合、一から自社で作成する方法と、既存のテンプレートを使う方法があります。手間なく、短時間で始めるのであれば、テンプレートを活用する方法をおすすめします。

手作業よりも管理が楽になるエクセルですが、より効率化を目指すのであれば、専用ツールの導入も視野に入れてみてください。通勤費はもちろん、給与管理や勤怠管理なども一元管理できます。

『駅すぱあと 通勤費Web』であれば、通勤費の申請ができるだけでなく、払戻計算や運賃改定など、システムが自動で最新情報を反映します。初めてツールを導入される企業さまにも、現状の課題の洗い出しから導入後のサポートまで、すべてサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。

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