通勤費管理システムとは？基本機能や導入のメリットを解説

2024-06-14 07:00

通勤費管理システムを導入すれば、これまで時間がかかっていた通勤手当業務を効率化できます。自社への導入を検討しており、システムが有している具体的な機能を知りたいという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、通勤費管理システムの基本機能を紹介したうえで、導入するメリットや導入する際に行うべきことを解説します。

通勤費管理システムとは

通勤費管理システムとは、通勤経路の検索・登録や、通勤費の計算などを行うシステムのことです。通勤経路の変更や公共交通機関の運賃改定に伴う手続きなど、従来個別で対応しなければならなかった業務を自動化できます。

特に従業員に対して出社を義務づけている会社では、出社人数が多いぶん、通勤費に関する業務に工数がかかります。そのような会社にとっては、日頃の業務効率を改善する大きな助けとなるはずです。

通勤費管理システムは、通勤費に関する業務から担当者を解放し、コア業務への専念をサポートしてくれます。

通勤費管理システムの基本機能

通勤費管理システムの主な機能は、次の通りです。

▼通勤費管理システムの主な機能

通勤経路の申請・承認のワークフロー
運賃改定時の自動更新
自動払戻計算
データの出力・連携

通勤費管理システムさえあれば、従業員一人ひとりの通勤費の情報をまとめて管理し、さまざまな業務をカバーすることができます。公共交通機関の運賃が改定されたときは、情報をシステム側で更新できるため、影響を受ける従業員本人からの申請は必要ありません。

なお、通勤費管理システムの具体的な機能は、サービスによって異なります。複数のサービスを比較検討し、自社に合った種類を選んでください。

通勤費管理システムを導入するメリット

ここからは、企業が通勤費管理システムを導入する3つのメリットを解説します。

①通勤費の申請や計算が簡単になる

通勤費管理システムを活用するもっとも大きなメリットは、通勤費の申請や計算が簡単になる点です。

従業員の自宅の住所を入力すれば、会社の規定に照らしたうえで、最適な通勤経路が割り出せます。通勤費を実費支給している従業員については、通勤経路を登録することで、出勤日数に応じた支給額をすぐに算出できます。

通勤費管理システムの導入によって、これまで業務に要していた時間が短縮され、組織の強化やコストダウンにつながるはずです。

②自動計算によって、人的ミスを防げる

通勤費の支給額が自動で計算されることは、業務の効率化だけではなく、人的ミスの防止にもつながります。

従業員ごとの情報を手動で入力していては、どうしてもヒューマンエラーが起こる可能性があります。計算を間違えたり支給が漏れたりすると、対応に余計な時間がかかり、コア業務に支障をきたしかねません。

通勤費管理システムを導入すれば、運賃改定に伴う支給金額の変更や、経路変更に伴う途中解約の払戻金額などをシステム上で計算できるため、そのような人的ミスを防げます。

③情報を一括で管理できる

通勤費管理システムでは、通勤費に関する従業員の情報をまとめて管理できます。

定期代や出勤日数に応じた実費、マイカー通勤のためのガソリン代など、従業員によって内容が異なる通勤手当を、1つのシステム上で管理することが可能です。

また、紙や表計算ソフトでの管理と比べて、システムを稼働させてからは通勤費のデータが自動で蓄積されていくため、検索や履歴参照を行うことも容易です。

通勤費管理システムを導入する際に行うべきこと

通勤費管理システムを効率的に運用するには、システムを活かした運用フローを検討する必要があります。

たとえば、通勤費の経路の規定に、定量的な基準を設けるのは有効です。金額の上限や所要時間、乗換回数による緩和をどの程度容認するかなど、細かく設定するのがおすすめです。

逆に、古くからある規定の内容を見直すことも必要です。システム導入にあたって、また時代の変化によって、規定の改廃を行った方がよい場合があります。規定を見直し、汎用的なシステムを導入できれば、自社向けにカスタマイズする費用の発生を抑えることができます。

また、社内で独自に管理してきた通勤費に関するデータがある場合、通勤費管理システムの初期設定時に引き継がなければなりません。システムを稼働させる前に、データ移行の流れを確認しておいてください。

まとめ

この記事では、通勤費管理システムについて以下の内容を解説しました。

通勤費管理システムとは
通勤費管理システムの基本機能
通勤費管理システムを導入するメリット
通勤費管理システムを導入する際にすべきこと

通勤費管理システムを導入することで、これまで時間をかけて行われていた多くの業務が改善されます。業務が効率化すれば、組織の強化や管理コストの低下につながるはずです。

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