給与計算業務をアウトソーシングする際のメリットと業者選びのポイントを紹介

給与計算は専門的な知識を要する業務の一つであるため、業務担当者にかかる負担は大きい傾向にあります。そのため、少しでも負担を減らしたいとお考えの方もいるかもしれません。そこでおすすめなのが、給与計算業務をアウトソーシングするという方法です。

本記事では、給与計算業務をアウトソーシングした際に企業側が得られるメリットと、業者選びで失敗しないために押さえておきたいポイントを解説します。

給与計算業務のアウトソーシングとは

給与計算業務のアウトソーシングとは、自社で行っている給与計算業務を、外部の代行会社や税理士、社会保険労務士に委託することを指します。

給与計算業務を行うという大枠は同じですが、依頼先によって対応してもらえる業務の範囲が異なります。代行会社は給与計算はもちろん、年末調整や賞与の計算、住民税徴収額の改定更新など、対応してくれる業務は多岐に渡るのが特徴です。一方、税理士や社会保険労務士に委託する場合、法令改正にも迅速に対応してくれるため、企業のコンプライアンスも守られます。

給与計算業務をアウトソーシングする際の4つのメリット

給与計算業務のアウトソーシングには、自社の業務の効率化につながるようなメリットが豊富にあります。

①給与計算業務にかかる負担を減らせる

給与計算業務のアウトソーシングで得られる効果として、まず挙げられるのは担当者の負担の減少です。

給与計算業務には、税や社会保険の制度に関する知識、各種計算方法など専門的な知識を必要とする作業が多く含まれますが、十分な人員を確保できている企業ばかりではありません。その結果、少人数での業務負担が増え、最悪の場合、従業員の退職に至る可能性もあります。

そのような問題を未然に防ぐには、給与計算業務をアウトソーシングして担当者の負担を減らすことが効果的です。特に時間のかかる業務を依頼すれば、担当者の時間外労働の削減にもつながります。また、生産性の向上も見込めるため、業務の効率化も同時に実現できるはずです。

②担当者の退職などによる業務の停滞やミスを防げる

給与計算業務はさまざまな専門知識を要するため、業務が属人化しやすい傾向にあります。そのため、担当者の急な退職や移動などで引き継ぎが発生すると、業務の停滞やミスが起こりかねません。

給与計算業務そのものをアウトソーシングして、社内で担う業務を減らしておけば、そのような事態でもトラブルを起こすことなく業務を継続できます。

③コア業務に集中できる

給与計算業務をアウトソーシングすることによって、今まではノンコア業務に割かざるを得なかったリソースを、コア業務に回せます。

ノンコア業務には、タイムカードの集計や明細の発行などのルーティン業務が含まれます。ルーティン業務も企業にとって大切な業務の一つですが、会社の利益創出には直結しません。

「売上や会社の利益につながるコア業務への取り組みが足りていない」とお考えの方には、給与計算業務のアウトソーシングをおすすめします。給与計算におけるルーティン業務を外部に任せることで、コア業務に集中できる環境が作れます。

④法令改正にもスムーズに対応できる

法令改正が行われるたびに対応に追われていた担当者も、給与計算業務をアウトソーシングすると、変更業務に悩まされることがなくなります。

税制や社会保障関係の法令の改正は、毎年のように変わるのが現状です。そのため、関連業務の担当者にも、法改正の情報を常にキャッチしつづけ、社内で正しく対応することが求められます。

社内の従業員だけで法令改正の最新情報を追って対応することは、容易ではありません。ですが、給与計算業務をアウトソーシングすれば、その道のプロに対応してもらえるため、法令改正があっても迅速な対応が可能です。

給与計算業務を外注するときに押さえておきたい3つのポイント

メリットが分かったところで、ここからは、給与計算業務をアウトソーシングする際に押さえておきたいポイントを解説します。

①委託可能なサービスの範囲

委託先を選ぶ際は、候補の業者がそれぞれどの範囲まで業務を請け負ってくれるのかを確認する必要があります。

例として、給与計算のみを専門としている会社もあれば、年末調整や振り込み、各種保険手続きなど、幅広い業務を担ってくれるところも存在します。したがって、契約する前は委託する業務内容を明確化して、それに対応してくれる業者を選ぶことが重要です。

②対応スピードと柔軟性

自社の業務をより効率的に進めるためには、対応の速さと柔軟性に優れる外注先を選ぶのが大切です。

こちらからの急な要望の変更に対して、迅速に対応してくれる業者を選ぶことで、以前よりもスムーズな業務の遂行が叶います。また長期的な視点で見た場合、迅速な対応が、先ほど紹介した業務負担の軽減にもつながります。

③セキュリティなどの安全面

委託先の企業における、セキュリティ面での取り組みについても確認する必要があります。

近年、サイバー攻撃によって給与計算システムがダウンするという事態が起こっています。そのため、アウトソーシング先を選ぶ際は、非常時のバックアップ体制は行われるのか、セキュリティ対策に関して、委託先企業で研修が行われているのか確認することが大切です。

部分的な外注から始めることも一つの方法

例えば現在の業務が膨大で、各種社内規定も長年見直されておらず、毎月の作業を担当者の個人スキルに依存しているというような場合、そのままアウトソーシングに取り掛かってしまうと、業務委託費の予算を大幅に超えてしまうかもしれません。

従来の整備されていない手順をそのままアウトソーシング先でも実現させようとすると、業務委託費が高額になるおそれがあります。そのため、アウトソーシング先に業務を引き継ぐには、業務の整理や標準化が必要です。

また一例として、業務委託費が高額になってしまう場合は、「給与計算の中でも、通勤手当の計算だけ」「住民税の計算だけ」「年末調整だけ」など、給与計算業務にまつわる一部分だけの委託でも効果が見込め、業務委託費も安く抑えることができます。

まとめ

この記事では、給与計算のアウトソーシングについて以下を解説しました。

• 給与計算業務のアウトソーシングとは
• 給与計算業務をアウトソーシングする際の4つのメリット
• 給与計算業務を外注するときに押さえておきたい3つのポイント
• 部分的な外注から始めることも一つの方法

給与計算業務をアウトソーシングすると、担当者がコア業務に集中できるようになり、自社の売り上げの増加や、利益の拡大につながります。なお、業務をアウトソーシングする際は、依頼したい業務を請け負ってくれるかどうかを確認する必要があります。また、給与計算業務すべてを依頼するのではなく、「通勤手当の計算だけ」など、一部業務のみを依頼するという方法もおすすめです。

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