人事異動に伴う通勤手当の対応を効率的に行う方法は？

転勤を伴う人事異動が行われると、通勤手当に関する変更申請への対応業務が発生します。場合によっては複雑な処理になることもあり、作業が負担になっている人事・総務担当者も多いのではないでしょうか。「なんとかして効率を上げたい」と思っても、具体的な方法が分からなければ改善できません。

そこで本記事では、人事異動によって生じる通勤手当の処理業務について、効率化を図る方法をご紹介します。

人事異動に伴う通勤手当の申請対応

人事異動に伴って、以下2つの通勤手当の申請への対応が必要となります。 どちらも従業員一人ひとりに対して、詳細な金額や経路を導き出さなければならないため、人事・総務担当者の負担が大きい業務です。

①解約申請への対応

定期券の解約申請への対応業務は、異動する社員が、使用していた定期券を利用終了日前に解約した際に行う業務です。解約日によって使用済み金額や払い戻し金額が異なるため、解約日をいつとするかが支給規定で定められている場合は、それに則って金額を精算します。

なお、払い戻しの計算式は、交通事業者や払い戻しの時期、その他の条件によって異なります。また、払い戻し手数料が発生するため、会社側で負担すると定められている場合には、その額も計算にいれて対応してください。

②新経路の申請への対応

通勤経路の変更があった際に、申請されたルートが妥当であるかどうかを確認するのが、新経路の申請への対応業務です。電車だけでなく、バスや自転車による移動の有無まで確認して、適切な通勤費を算出します。 またマイカー通勤の場合、有料道路を使うことの妥当性や、支給できるガソリン代の上限などを検討する必要があります。

人事・総務の負担が増えた際に起こりうるリスク

前述した通り、人事異動に伴う通勤手当の申請対応は、人事・総務担当者にとって負担の大きい作業です。さらに申請対応と並行して、社会保険の変更手続きが必要になるケースもあります。そのため、大規模な人事異動が年に一度行われる企業であれば特に、一時的な負担が増加するはずです。申請処理の業務効率を改善しなければ、以下のようなことが起こるかもしれません。

①生産性が低下することで、コア業務が圧迫されてしまう

通勤手当に関する業務が増加すると、その対応に多くの時間と労力を割く必要があり、人事・総務担当者のパフォーマンスが低下します。その結果、例えば新規採用の計画や労働環境の改善に向けた施策など、本来のコア業務が圧迫される可能性があり、会社全体の生産性まで下がってしまうかもしれません。そのような事態は、なんとしても避けたいところです。

②コミュニケーションの質が低下して、自社スタッフの業務を妨げる可能性がある

人事・総務担当者が通勤手当の申請対応に追われると、他部署とのコミュニケーションがとりにくくなります。作業の効率化を図るにあたって、コミュニケーションは欠かせない要素であり、希薄になると業務が滞ってしまう可能性があります。

業務改善を行えば、人事・総務担当者の負担が減るだけでなく、コミュニケーションの質が向上し、他部署のスタッフも働きやすい環境になるはずです。

人事異動に伴う通勤手当の申請対応の負担を減らす方法

生産性の低下やコア業務の圧迫といったリスクを避け、業務の効率化を図るためには、通勤費管理システムの導入がおすすめです。通勤手当の管理をシステム化することで、以下のようなメリットが得られます。

▼通勤費管理システムの導入によって得られるメリット

• 新しい担当者を雇うよりも即効性があるうえに、費用も抑えられる
• 自動で情報を処理してくれるため、ヒューマンエラーを防げる
• 複数の従業員の情報を一括で管理できることから、業務時間を短縮できる
• コア業務に割けるリソースが増える

通勤費管理システムを選ぶ際は、自社の課題を解決できる機能があるのか、サポートが充実しているのかなどの観点で選んでみてください。また導入が初めての場合は、事前に公式ホームページで事例を確認するのもよいかもしれません。自社の用途に近い事例を見れば、導入後のイメージを明確にもてるはずです。

「通勤費管理システムについてもっと詳しく知りたい」とお考えの人事・総務担当者は、以下の記事をご参照ください。

まとめ

この記事では、通勤手当の申請対応について、以下の内容をご紹介しました。

• 人事異動に伴う通勤手当の申請対応
• 人事・総務の負担が増えた際に起こりうるリスク
• 人事異動に伴う通勤手当の申請対応の負担を減らす方法

人事異動に伴う通勤手当の申請対応は複雑な業務で、特に繁忙期は人事・総務担当者の負担が大きくなります。年に一度のみ大規模な人事異動が行われるような企業であれば、その期間はなおさら負担が増えるはずです。業務改善を行わなければ、生産性の低下やコア業務の圧迫を招いてしまうかもしれません。

このような事態を避けるためにも、通勤費管理システムの導入がおすすめです。株式会社ヴァル研究所が提供している「駅すぱあと 通勤費Web」であれば、人事異動に伴う煩雑な通勤手当の管理を、自動で迅速に行えます。また、事業所の移転など、毎年発生するわけではない一時的なタイミングでご利用いただける短期利用プランもご用意しております。

貴社の課題を詳しくヒアリングし、徹底的なサポートで業務の効率化をお手伝いしますので、まずは一度お気軽にお問い合わせください。

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