通勤手当申請書とは？ 記載する内容も解説

自社で通勤手当の支給を定めている場合は、従業員に提出してもらった通勤手当申請書に基づいて支給する企業が多いです。この申請書は、通勤手当業務をスムーズに進めるために重要な役割を果たしますが、具体的にはどのようなものなのでしょうか。

本記事では、通勤手当申請書の基本的な情報をお伝えします。

通勤手当申請書とは

通勤手当申請書とは、従業員が通勤手当を受け取るために、企業に提出する書類のことです。従業員からこの申請書が提出されたら、企業は内容を確認して承認の可否を決定します。

通勤手当申請書の利点は、支給する通勤手当を企業が管理しやすくなる点です。これにより不正受給の防止や、通勤手当業務の効率化が図れます。

通勤手当申請書の内容

次に、通勤手当申請書に記載する内容を見ていきます。

①通勤手段

通勤手当申請書の記載内容としてまず挙げられるのが、通勤手段です。これは、適切な支給額を算出するためにも重要な項目となります。

通勤手段にはさまざまなものがありますが、いずれも正確に記載してもらうことが大切です。複数の通勤手段を用いている従業員には、手段ごとに経路や金額などを記載してもらってください。

②通勤経路

不正受給を防ぐためにも、通勤経路の記載は欠かせません。例えば電車の場合は、路線名や駅名、乗り換え情報を、自家用車の場合は自宅から職場までの道順や距離を、詳細に記載してもらいます。

また通勤手当は、所得税の非課税限度額が定められている“最も経済的かつ合理的な経路”に基づいて支給されるのが一般的です。最も経済的かつ合理的な経路とは、費用が安く、かつ効率的で無駄がないルートや方法のことです。

しかし、通勤にかかる費用と効率のバランスが取れているのか、そして申請された通勤経路は妥当なのかを確認するのは少々手間がかかります。経路の検索から承認、支給額の計算までの作業を効率的に進めたいのであれば、通勤費管理システムを活用するのがおすすめです。

最も経済的かつ合理的な経路について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

③通勤にかかる費用

通勤手当申請書には、通勤にかかる費用も記載してもらうこととなります。具体的には、通勤定期代や1回あたりの運賃などです。申請書への記載に併せて、領収書や通勤履歴を添付してもらうと良いでしょう。

また、前述の通り通勤手当には“非課税限度額”が決められており、これを超えた分は所得税が課税されます。 限度額の超過の有無を確認できるよう、非課税となる1ヶ月あたりの上限額を（自家用車などの交通用具を利用の場合は片道の距離も）あらかじめ押さえておきたいところです。

通勤手当の課税ルールや非課税限度額について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

④通勤時間

通勤手当申請書には、自宅を出発してから職場に到着するまでの時間を“分単位”で記載してもらうのが基本です。例えば電車を利用している場合は、“自宅→徒歩5分→○○駅→○○線30分→徒歩5分→職場”のように、徒歩での移動時間や乗り換え時間などの情報も記載します。

また通勤時間の記載は、働きやすい環境づくりにも寄与します。通勤時間の長い従業員が多ければ、ワークライフバランスや健康の維持を目的に、フレックスタイム制や在宅ワーク制度の導入を検討するきっかけになるためです。良い労働環境が整えば、従業員のモチベーションや企業イメージの向上にもつながります。

通勤手当に関する社内ルールを整える際のポイント

通勤手当を支給するにあたっては、トラブルの防止や公正な運用のためにも、社内ルールを明確に規定することが欠かせません。ここでは、社内ルールを定める際のポイントを解説します。

①支給条件を明確にする

まずポイントとして挙げられるのは、支給条件を明確にすることです。

従業員間でのトラブルを避けるためにも、通勤手段や通勤距離を考慮したうえで、公平な条件を定めます。基準を曖昧にしたり特殊な条件を設けたりせず、全社で統一したルールをつくるのが重要です。例えば、“自宅から職場までの距離が〇km以上の場合でも、徒歩で通勤している場合は通勤手当を支給しない”という決まりをつくることが挙げられます。

そして支給条件を考える際には、雇用形態によって待遇に差をつけないようご留意ください。厚生労働省が定める“同一労働同一賃金”の考え方に基づき、職務内容が同じであれば、雇用形態に関係なく同様の待遇を受けるのが望ましいとされているためです。これに違反しても刑法上の罰則があるわけではありませんが、場合によっては損害賠償請求や指導を受ける可能性があるため、待遇差のある条件を規定しないことが大切です。

②申請方法を考える

従業員が通勤手当を申請する方法は一つではなく、紙での提出や通勤費管理システムの活用などさまざまです。いくつかの方法のうち自社に最適なものを選んで、ルール化するのもポイントです。

例えば、煩雑な通勤手当業務をミスなく効率的に進めたい場合は、通勤費管理システムの活用が適しています。申請から承認、管理までをスムーズに行えるシステムは、人事・総務担当者だけではなく従業員にもメリットがあります。

③不正受給への対応を考える

通勤手当に関する社内ルールの規定に際しては、不正受給が発生した場合の対応も考えておく必要があります。

不正受給につながる虚偽の申請には“過失”と“故意”の2つがあり、それぞれのケースにおける対応を考えるのがベターです。不注意によって誤った申請をした場合は厳重注意にとどめる、意図的に虚偽の申請をした場合は処分を行うといった具合です。

不正受給への対応を、就業規則や労働契約書に記載しておけば、トラブルの未然防止にもつながります。

まとめ

この記事では、通勤手当申請書について以下を解説しました。

• 通勤手当申請書とは
• 通勤手当申請書の内容
• 通勤手当に関する社内ルールを整える際のポイント

通勤手当申請書は、不正受給の防止や通勤手当業務の効率化を図るうえでも重要です 。申請時には、従業員に通勤手段や通勤距離などを正確に記載してもらいます。通勤手当を正しく支給するためにも支給条件や申請方法を考え、適切に運用するのが大切です。

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