アルバイトにも通勤手当は必要？ 通勤手当の管理方法も解説

アルバイトが入社し従業員が増えれば、通勤手当の計算や管理により多くの時間を要する可能性があります。人事・総務担当者のなかには「そもそもアルバイトにも通勤手当を支給したほうがよいのか」「通勤手当をより効率的に管理したい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

本記事では、アルバイトに通勤手当を支給する必要性の有無について、通勤手当の管理方法とともに解説します。

アルバイトへの通勤手当の支給は必要？

アルバイトに通勤手当を支給するかどうかは、企業ごとに異なります。雇用形態に関わらず、通勤手当の有無や条件は、企業が自由にルールを決められるからです。

しかし、雇用形態が異なるだけで、不合理な待遇差を設けるのは違法です。そのため、正社員に通勤手当を支給するのであれば、アルバイトにも支給しなければなりません。

なお、厚生労働省の『令和3年パートタイム・有期雇用労働者総合実態調査の概要』では、正社員に通勤手当を支払っている企業のうち、6割以上の企業がアルバイトにも交通費を支給しているという結果が出ています。以下の表には、その具体的な割合をまとめました。

▼パートやアルバイトに通勤手当を支給している企業の割合

厚生労働省『令和3年パートタイム・有期雇用労働者総合実態調査の概況』を基に作成

アルバイトに通勤手当を支給するかどうかを決める際に、参考にしてみてください。

前述で触れた「不合理な待遇差」とは、「同一労働同一賃金」の原則に基づき、同じ企業で働く正社員と非正規雇用労働者（契約社員、アルバイト・パートなど）との間で、合理的な理由なく待遇に差を設けることを禁じるものです。

具体的には、「職務内容（業務や責任の程度）」や「職務内容・配置の変更の範囲（転勤や人事異動の有無・範囲）」などを比較します。これらが同じにも関わらず、基本給や賞与（ボーナス）、各種手当、福利厚生といったあらゆる待遇において、単に「非正規だから」という理由だけで差をつけることは、不合理な待遇差と判断されます。

ただし、待遇差を設けること自体を禁じているのではなく、待遇差が合理的かつ客観的な理由に基づいていれば認められます。

例えば、職務の難易度や配置転換の有無といった明確な根拠があれば待遇差を設けることは可能です。

しかし、通勤手当に関しては、「通勤」という業務に不可欠な部分であるため、判例でも、原則として正社員に支給するなら非正規社員（アルバイトやパート）にも同様に支給すべきであり、金額や支給方法に差を設けることは不合理であると判断される傾向があります。

参考：厚生労働省「不合理な待遇差に関する裁判所における判断」

通勤手当においては、正社員とアルバイトで勤務実態の違いに基づいて支給方法を変えることは合理的な待遇差として認められます。

例えば、正社員には定期代を支給する一方で、勤務日数が不規則なアルバイトには実際の勤務日数に応じた日額の交通費を支給する方法などです。この例の場合、アルバイトの出勤頻度という合理的な理由に基づいた費用調整であり、厚生労働省の同一労働同一賃金ガイドラインにおいても容認されています。

また、アルバイトについては「自宅から通える範囲の店舗で採用する」とした場合も、通勤距離の前提が異なるため、格差を設けることは合理的であると認められる傾向にあります。

参考：厚生労働省「同一労働同一賃金ガイドライン（厚生労働省告示第430号）」

通勤手当を支給する対象者や条件

通勤手当は、法律で支給が義務付けられているものではありませんが、支給を決定した場合は、ルールを就業規則に定める必要があります。

通勤手当に関する事項は就業規則に必ず明記しなければならない事項です。就業規則に記載する主な事項は以下の通りです。

• 支給条件
• 通勤手段
• 通勤経路および方法
• 計算方法・支給額
• 中途入社や欠勤等の取り扱い
• 通勤経路変更時の届出
• 在宅勤務時の取り扱い

就業規則に明確に記載することで、従業員ごとの支給の公平性が保たれ、「同一労働同一賃金」の原則に基づく不合理な待遇差がないことを客観的に示す根拠となります。

通勤手当の就業規則については以下の記事で詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

アルバイトの通勤手当の支払い方法

アルバイトの通勤手当には、主に3つの支払い方法があります。その方法と、それぞれの特徴に関しては、以下の表をご覧ください。

▼アルバイトの通勤手当の支給形態

基本的に、通勤手当の支給対象者は、通勤に電車やバス、車を使用する方です。なお、アルバイトには学生も含まれるため、勤務地が電車やバスの定期区間内にあることもあり得ます。定期区間内の交通費を支払うかどうかを事前に決めておくと、通勤手当の支給に際し、スムーズに対応できます。

アルバイトの通勤手当に対する非課税限度額

アルバイトに通勤手当を支給する際は、非課税限度額を考慮することが重要です。

通勤手当における非課税限度額は、通勤手段によって課税対象が異なります。例えば、公共交通機関では、月15万円までが非課税、車やバイクなら、片道の通勤距離に応じて非課税限度額が変化します。さらに、公共交通機関と車を併用する場合は、“1ヶ月あたりの電車・バス代と車の片道の通勤距離にかかる費用の合計が15万円以内”であることが、非課税の条件です。

また、アルバイトは年収160万円を超えると、所得税がかかります。（税法上の扶養に入れる収入基準は原則123万円以下）

なかには、通勤手当を受け取ると年収160万円（または123万円）を超えるため、通勤手当を受け取らないという方もいるかもしれません。通勤手当を支給するのであれば、アルバイトにも通勤手当の非課税限度額について説明し、理解してもらうことが大切です。

参考：国税庁「家族と税」

以下の記事では、車の非課税限度額について詳しく解説しています。

加えて、年収の壁については以下の記事で詳しく解説しています。

アルバイトの通勤手当を管理する際のポイント

アルバイトの通勤手当の管理は、エクセルやシステムを利用するのがおすすめです。管理の際は、いずれも社内で統一したものを利用することが重要です。

ここからは、エクセルや給与計算システム、通勤費管理システムを利用して、通勤手当を管理する際のポイントをそれぞれ紹介していきます。

①エクセルを利用する場合

エクセルの場合は、通勤手当の管理に必要な項目がすべて記載されている、テンプレートを活用すると便利です。テンプレートなら、社内で一からシートを作成するよりもミスが起こりにくいほか、自社で使いやすい仕様に編集することも可能です。

ただしエクセルでは、データの入力時にミスが起きたり、計算機能に不具合が生じたりする可能性があります。そのため、複数人でチェックするほか、定期的にバックアップを取り、万が一に備えた対策が不可欠です。

以下の記事では、通勤手当をエクセルで管理する方法と注意点を紹介しています。

給与計算システムを利用すれば、出勤データと通勤手当のデータが連携され、出勤日数に応じた日額支給などが自動化できます。

また、給与計算システムによっては、通勤手当の項目で通勤経路や距離などを管理できる製品もあるため、給与計算システムを利用して通勤経路を管理することも可能です。

ただし、従業員が申請した経路の適性確認や変更申請、退職時精算などの運用はシステム外で対応しなければならず、給与計算システムだけで通勤に関する事項を網羅的に管理できるわけではありません。

そのため、給与計算システムは通勤手当の支給額を正確に算出するための「計算ツール」として活用し、経路の確認や変更申請、退職時精算といった運用面の管理については、別途管理する仕組みを整えておくことが望ましいでしょう。

③通勤費管理システムを利用する場合

通勤費管理システムは、通勤手当の管理に特化した各種機能が準備されているので、運用の手間が最もかからない手段です。

次のような金額はシステムが自動で計算するため、金額にかかわるミスを防げます。

• 公共交通機関を利用する場合の運賃、定期代
• マイカー利用時のガソリン代
• 経路変更や退職時の払戻金額
• 運賃改定による旧金額との差額

また、金額だけでなく通勤時間や乗り換え回数なども算出できるため、“最も経済的かつ合理的なルート”を多角的に判定できます。

ただし、システムを利用する際の前提として、通勤手当に関する社内ルールを具体的に決めておくことが重要です。なぜなら、システムを導入する際は、まず社内の通勤規定に沿って申請内容の判断や処理方法を設定する必要があるためです。具体的なルールをシステムに登録することで、申請の妥当性チェックの手間も軽減することができます。

以下の記事では、“最も経済的かつ合理的なルート”について詳しく解説しています。

まとめ

この記事では、アルバイトの通勤手当について以下の内容を解説しました。

• アルバイトに通勤手当を支給する必要性の有無や条件
• アルバイトの通勤手当の支払い方法と非課税限度額
• 通勤手当を管理する際のポイント

アルバイトへの通勤手当は、企業の通勤規定に沿って、正社員との不合理な待遇差とならないよう、留意しましょう。

また、通勤手当を管理する際は、社内で統一した方法で行うことも大切です。エクセルや給与計算システムでも管理は可能ですが、アルバイトの入社・退社、経路変更などに伴う複雑な計算や申請の管理まで効率化するには、通勤費管理システムの利用がおすすめです。ツールを活用することで、アルバイトをはじめとする従業員の通勤手当の計算や管理をより正確かつ効率的に行えるようになります。ぜひ一度お試しください。

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